Der Nachweis der ordnungsgemäßen Einladung sämtlicher Mitglieder des Gemeinderates ist erbracht
entweder durch den vom Zustellorgan der Gemeinde geführten Zustellnachweis oder
im Falle der postalischen Zustellung durch den Rückscheinbrief,
in den Fällen, in denen auch eine Zustellung an volljährige Hausangehörige nicht möglich war, durch den vom Zustellorgan erfolgten Vermerk über die Hinterlegung und die erfolgte schriftliche Anzeige (sowie die allenfalls erfolgte mündliche Mitteilung an die Nachbarn).
Ordnungsgemäß ist eine Einladung zur Gemeinderatssitzung überdies nur dann, wenn sie spätestens am dritten Amtstage vor der Sitzung jedem Gemeinderatsmitglied zukommt.
Ort, Tag und Stunde des Beginnes der Sitzung müssen mit den entsprechenden Angaben in der Einladung zur Gemeinderatssitzung übereinstimmen. Erfolgt die Sitzung zu einem anderen Zeitpunkt, dann gilt die Sitzung als nicht ordnungsgemäß durchgeführt.
Der Name des Vorsitzenden muss, wenn der Vorsitz während der Verhandlung wechselt, jeweils gesondert in bezug auf den betreffenden Verhandlungsgegenstand angeführt werden.
Die Namen der anwesenden und abwesenden Mitglieder des Gemeinderates sind, wenn sie nicht während der gesamten Dauer der Sitzung anwesend bzw. abwesend sind, in der Weise anzuführen, dass genau ersichtlich ist, bei welchem Tagesordnungspunkt oder welchen Abschnitten der Verhandlung sie an den Beratungen und Beschlußfassungen teilgenommen haben.
Die Feststellung der Beschlußfähigkeit am Beginn der Sitzung ist nur dann ausreichend, wenn während der gesamten Dauer der Sitzung zwei Drittel der Mitglieder des Gemeinderates anwesend sind. Andernfalls hat die Feststellung der Beschlußfähigkeit unmittelbar vor der jeweiligen Beschlußfassung zu erfolgen, da die Anwesenheit von zwei Drittel der Mitglieder des Gemeinderates nur bei der Beschlußfassung erforderlich ist.
Diese Reihenfolge der Verhandlungsgegenstände muss nicht identisch sein mit der in der Einladung zur Sitzung angegebenen, da der Bürgermeister grundsätzlich berechtigt ist, die Reihenfolge der Verhandlung der Geschäftsstücke zu bestimmen und auch auf der Tagesordnung stehende Gegenstände vor Beginn der Sitzung abzusetzen.
Es sind nicht nur alle materiellen (eine Erledigung in der Sache betreffenden) Anträge, sondern auch die geschäftsordnungsmäßigen Anträge in die Verhandlungsschrift aufzunehmen. Darunter fallen etwa:
• Anträge auf Behandlung von Gegenständen, die nicht auf der Tagesordnung stehen
• Anträge betreffend die nachträgliche Aufnahme eines Verhandlungsgegenstandes in die Tagesordnung
• Anträge auf Ausschließung der Öffentlichkeit der Gemeinderatssitzungen,
• mündliche Anfragen, die an den Bürgermeister oder an die Mitglieder des Gemeindevorstandes gerichtet sind, und mündliche Anfragebeantwortungen, sofern der betreffende Antragsteller die Aufnahme ausdrücklich verlangt,
• darüber hinaus sind auch Einwendungen gegen den Inhalt der Verhandlungsschrift und die hierüber gefaßten Beschlüsse in die Tagesordnung aufzunehmen.
Die in der Verhandlung gefaßten Beschlüsse müssen ihrem wesentlichen Inhalte nach in der Verhandlungsschrift Aufnahme finden. Hiebei muss auch in Angelegenheiten, für die das AVG oder die BAO Anwendung finden, eine ausreichende Begründung für den Beschluß angeführt werden.
Das Abstimmungsergebnis ist zahlenmäßig in der Weise zum Ausdruck zu bringen, dass festgehalten wird, wie viele Mitglieder des Gemeinderates dafür und wie viele dagegen gestimmt haben.
Bei nicht geheimer Abstimmung ist bei jedem einzelnen Gemeinderatsbeschluß der Name (Vor- und Familienname) jener Mitglieder des Gemeinderates anzuführen, die für den Antrag bzw. dagegen gestimmt haben. Bei Namensgleichheit ist ein Unterscheidungsmerkmal (z.B. Geburtsdatum) notwendig. Keineswegs genügt ein Verweis auf die Anwesenheitsliste oder die Bezugnahme auf Fraktionen, selbst dann nicht, wenn sich während der Sitzung die Zahl der anwesenden Mitglieder nicht verändert hat. In beiden Fällen wird es aber genügen, wenn bei Einstimmigkeit durch den ausdrücklichen Hinweis auf diese, bei mit Stimmenmehrheit gefaßten Beschlüssen durch die namentliche Aufzählung der gegen den Antrag stimmenden, aus der Anwesenheitsliste der Verhandlungsschrift mit eindeutiger Sicherheit festgestellt werden kann, welche Stimmberechtigten für den Antrag gestimmt haben. Bei Führung der Anwesenheitsliste ist daher besonderes Augenmerk auf die während der Sitzung erscheinenden und sich entfernenden Gemeinderatsmitglieder zu richten. Die Verhandlungsschrift muss klar ausweisen, in welchem Zeitraum die betreffenden Gemeinderatsmitglieder an der Sitzung teilgenommen haben.
Diese streng zu handhabende Vorgangsweise ist im Hinblick auf das Amtshaftungsgesetz geboten.
Im Rahmen dieses Tagesordnungspunktes "Allfälliges" können auch Anfragen an den Bürgermeister, die Mitglieder des Gemeindevorstandes sowie an Ausschussvorsitzende gerichtet werden. Auch die Anfragen an Ausschussvorsitzende und deren Beantwortung ist in die Verhandlungsschrift aufzunehmen.
Für die Zulässigkeit einer Anfrage gibt es keine formale und inhaltliche Kriterien, doch wird zu verlangen sein, dass sie sich auf eine konkrete Angelegenheit bezieht (und nicht auf hypothetische Fragen). Inhaltlich kann sich die Anfrage nur auf Angelegenheiten des eigenen Wirkungsbereiches der Gemeinde beziehen.
Eine Sanktion bei Unterbleiben der Anfragebeantwortung ist in der Gemeindeordnung nicht vorgesehen.
Neben diesem Mindestinhalt der Verhandlungsschrift können aber auch alle für den Verhandlungsinhalt und Verhandlungsablauf maßgebenden Umstände in die Verhandlungsschrift aufgenommen werden.